滁州保安公司人員崗位管理指南之痕跡管理

聽到痕跡化管理，第一反應(yīng)都是形式主義，想到的都是紙質(zhì)資料的填寫記錄，不使用、應(yīng)付檢查等等。在保安隊伍基層管理者中有此想法者占很大比例，筆者認(rèn)為并不盡然，首先，痕跡不能完全等同于記錄。記錄重在對行為的表述，對過程的確認(rèn)。痕跡的含義則更為廣泛，現(xiàn)在科技發(fā)展日新月異，智能化管理日趨普及，保安企業(yè)的日常管理可以通過各種方式進行記錄，保留住工作和管理的痕跡，再現(xiàn)完整的管理過程。例如：圖片、影像、實物、電子檔案等等方式，當(dāng)然在保安人防行業(yè)在日常管理中，最普遍的還是文字書寫、紙質(zhì)記錄的方式形成管理和痕跡的對應(yīng)關(guān)系，供日后查證、評估管理行為的合法性、規(guī)范性和質(zhì)效。

當(dāng)前個別公司痕跡化管理存在的主要問題是：記錄過多，檢查考核名目繁多、頻率過高、多頭重復(fù)等，這也導(dǎo)致一線管理者頻于應(yīng)付、不勝其煩。這些問題占用了一線管理層大量的時間、耗費了大量的精力，同時，助長了形式主義、官僚主義。但是，對于這種情況，我們不能因噎廢食、形而上學(xué)，應(yīng)該辯證地看待、理性地分析，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，該優(yōu)化的優(yōu)化，該精簡的精簡、該抓實的抓實，該堅持的堅持。作為保安從業(yè)者，筆者認(rèn)為在痕跡化管理中起重要作用的交接班記錄，班隊長周志（日志），學(xué)習(xí)會議記錄，巡查記錄等不但要有，還要抓緊、抓實、抓規(guī)范。

規(guī)范從日常做起，記錄從交接班做起。

管理痕跡化無論對企業(yè)還是個人都具有非常重要的意義：其一，痕跡化管理是量化考核的重要措施，能夠為個人及部門發(fā)展提供真實可靠的數(shù)據(jù)支撐；其二，管理痕跡可以提供向管理層追究責(zé)任的證據(jù)，可以為企業(yè)管理層留下可供考察、評估、佐證管理的旁證材料，也為上級部門和司法機關(guān)區(qū)分責(zé)任界限并向管理者實施問責(zé)和追究法律責(zé)任提供有力物證，是責(zé)任倒查的證據(jù)。

日常工作中常用的交接班記錄，也叫值班記錄，是隊員日常工作的證明、考勤的依據(jù)（考勤與記錄必須相符），也是發(fā)生問題后責(zé)任倒查的依據(jù)，上級檢查考核的必備記錄。工作的交接、物品的交接、勤務(wù)情況都要在上面體現(xiàn)，看似簡單，但關(guān)系重大。例：某單位隊員張XX在工作時間客戶單位領(lǐng)導(dǎo)讓他幫忙外出辦事，途中遭遇意外，由于事前張XX離崗未按規(guī)定填寫記錄，且未向班隊長匯報，事情發(fā)生后客戶單位領(lǐng)導(dǎo)矢口否認(rèn)，因為無法定性是工作需要還是擅離職守，是服務(wù)合同內(nèi)還是合同外，使得后續(xù)處理困難很大，給個人、單位均造成損失。而管理痕跡化可以有效復(fù)原已經(jīng)發(fā)生了的工作，是說得清楚的重要依據(jù)。因此規(guī)范交接班記錄管理就顯得尤為重要，那么交接班記錄應(yīng)如何配備、填寫呢？作為安保行業(yè)從業(yè)者，筆者認(rèn)為應(yīng)遵循以下幾點：

一、執(zhí)勤崗位較少單位，可每個單位設(shè)一本交接班記錄，崗位較多并且分散的單位，應(yīng)每個崗位設(shè)一本，所有執(zhí)勤點均應(yīng)有此記錄。如本單位三班或四班運轉(zhuǎn)的應(yīng)每日填寫一張，兩班或只有一個班次的，應(yīng)按順序連續(xù)填寫，填寫應(yīng)語言簡練、字體工整，嚴(yán)禁涂改。二、交接班記錄應(yīng)如實填寫，因值班隊員較多值班隊員一欄填寫不開的，此欄可只填帶班人員，其余人員姓名填寫在執(zhí)勤情況一欄最上方，所有值班隊員姓名均應(yīng)在記錄上體現(xiàn)。加班人員須在姓名后面注明加班及起止時間。三、交接班記錄應(yīng)有事記事，無事記正常，也可對工作期間發(fā)生的問題隨時記錄，當(dāng)班隊員工作期間因事離開崗位均應(yīng)在本欄注明原因。四、接班隊員要詳細(xì)了解上一班崗執(zhí)勤情況和本班崗應(yīng)注意事項，交班人員應(yīng)向接班人員介紹本班崗執(zhí)勤情況及應(yīng)注意事項，并在“值班隊員”、“接班隊員”一欄分別簽名。遇有領(lǐng)導(dǎo)檢查時，請其在本班崗“檢查人員簽字”一欄簽字。

班隊長作為基層管理者，要想減少安全責(zé)任風(fēng)險，必須對痕跡化有清醒的認(rèn)識，并經(jīng)常性地在班隊內(nèi)部開展風(fēng)險預(yù)判培訓(xùn)，讓員工對痕跡化在責(zé)任意識中的重要程度有個基本認(rèn)知，不要等到責(zé)任追究才來倒逼痕跡化，這樣工作就會產(chǎn)生被動，正如海爾集團張瑞敏說過，能夠把簡單的事情天天做好就是不簡單，把公認(rèn)容易的小事情做到極致就是奇跡。

在隊伍管理工作中，交接班記錄、班組周志、學(xué)習(xí)會議記錄等等，看似形式，但在日常管理中極其重要，在隊伍管理中，管理自然重要，但留下痕跡更重要，隊伍管理工作常會遇見一些意想不到的事情，如果不留下痕跡，有些事情是說得清楚的，有些是說不清楚的，因此，班隊長要在強化管控的同時，更應(yīng)注重平時管理的點點滴滴，留下一點點痕跡，如果沒有詳細(xì)地記錄，平時的工作做了，該安排的也安排了，但還是出現(xiàn)了問題，有些事情無法說清楚，特別是在特定的表述上，雖然沒法講清楚，但記錄清楚了，再查原始記錄就會幫上大忙，不會造成工作責(zé)任上的被動，所以說，痕跡化在隊伍管理工作中有著舉足輕重的作用，記錄也顯得至關(guān)重要。說得清楚顯示留下痕跡的強大力量，對此，如實記錄留下痕跡，不僅反映一個人的工作態(tài)度，同時也可能成為調(diào)查（追查倒查）當(dāng)事人履職履責(zé)的憑證。因此，留好痕跡對企業(yè)、對自己、對他人都是有利無弊的。

規(guī)范從班隊抓起，班隊從周志做起。

在海底撈，張勇要求每個店長都要記日志，并且是電子版的，不會電腦的要限期學(xué)會，否則就要調(diào)崗，張勇要親自抽查。1994年十幾歲的楊麗娟剛到海底撈時，為了學(xué)習(xí)電腦，幾個月省吃儉用，攢下買電腦的錢，還報了電腦班專門學(xué)習(xí)電腦，每天工作再晚都堅持按照公司規(guī)定記工作日志，記錄問題、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃。除了專注事業(yè)，楊麗娟還一直不斷學(xué)習(xí)，只有小學(xué)文憑的她重新走進校園，拿到了大學(xué)文憑。付出總有回報，楊麗娟30歲那年，升任了海底撈總公司的唯一的副總經(jīng)理。

保安班隊長，日常工作非常辛苦，作為公司基層隊伍最直接的帶兵人，每天與客戶打交道，是把公司、客戶合在一起的中間媒介，一肩挑兩家，責(zé)任重大，工作繁雜。因此，做好工作記錄、制定工作計劃、總結(jié)，每周工作進行梳理顯得尤為重要。

班（隊）工作周志，顧名思義就是用來記錄班隊一周工作的記錄，原則應(yīng)統(tǒng)一放在班隊長駐點單位，并由班隊長本人來填寫（如有請假等特殊情況應(yīng)有臨時帶班人員填寫），也是上級檢查班隊工作的必備記錄。記錄應(yīng)體現(xiàn)每周工作計劃、執(zhí)勤情況、學(xué)習(xí)會議安排落實情況、費用收繳情況、與隊員的溝通交流情況等等。

為了強化班隊長與隊員的溝通交流，振邦保安對班隊長每周與隊員的談心談話做了硬性規(guī)定，要求必須在周志中體現(xiàn)談心時間、談心情況、談心內(nèi)容、談心對象等具體內(nèi)容，并列入考核。

中國人民解放軍之所以戰(zhàn)無不勝，核心競爭力源于其內(nèi)部溝通機制，普遍的談心談話，企業(yè)同樣有必要學(xué)習(xí)解放軍的“談心談話”，特別是上層與員工間的溝通。解放軍《經(jīng)常性思想政治工作條例》中規(guī)定，不僅上級要經(jīng)常與下級談心談話，同級間也要廣泛開展談心談話活動，而且明確規(guī)定了談心談話的時機。談心談話是解放軍內(nèi)部建設(shè)的重要內(nèi)容，是解放軍思想政治工作的光榮傳統(tǒng)，是解放軍政治工作干部的基本功。杰克.韋爾奇說：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的工作成效與能否同下屬溝通，具有成百上千倍的正效用。因此，在班隊長工作周志中體現(xiàn)談心情況并抓好落實至關(guān)重要。周志可以以電子版或紙質(zhì)版形式根據(jù)工作實際制定統(tǒng)一規(guī)則，紙質(zhì)版班隊工作周志的書寫應(yīng)做到字體工整、語言簡練、時間地點詳細(xì)、在空間允許的前提下內(nèi)容盡量詳細(xì)，嚴(yán)禁亂寫亂畫。